Il Ccn: questo sconosciuto

Su richiesta di un caro amico dedico un articolo ad un errore che purtroppo viene sempre più spesso fatto da chi invia una mail a più destinatari.

Mi riferisco ad un errore banale che può rivelarsi lesivo nei confronti della tutela dei dati personali dei destinatari dell’email.

L’errore in questione consiste nell’inserire tutti gli indirizzi dei destinatari nel campo A:  quando si scrive l’email.

Così facendo, chiunque riceve l’email, può vedere nomi ed indirizzi di tutti gli altri destinatari, cosa non solo deprecabile, ma palesemente contraria alle vigenti normative in tema di privacy, in quanto costituisce un veicolo per la diffusione non consentita di indirizzi di posta elettronica che magari non erano mai stati resi pubblici ma solamente comunicati per uso personale.

Da anni informo tutti coloro che fanno simili errori su quale sia la corretta procedura da seguire, ma visto che il problema è sempre più diffuso spiegherò meglio come si possono nascondere i destinatari di un’email e come evitare degli errori comuni nell’utilizzo della posta elettronica.

Nell’esempio utilizzerò Outlook 2010, fermo restando che le procedure illustrate sono praticamente uguali per tutti i programmi di posta elettronica e siti di webmail più utilizzati.

Struttura di un’email.

Creiamo un nuovo messaggio di posta con Outlook cliccando sull’icona Nuovo messaggio di posta elettronica in alto a sinistra (freccia verde nella figura sottostante):

Si aprirà la finestra di composizione dell’email:

Sono facilmente individuabili i campi principali dell’email:

Da: indica il mittente del messaggio.

A… è la riga in cui va inserito il destinatario del messaggio.

Cc… è la riga in cui può essere inserito un destinatario per conoscenza al messaggio (Cc sta per Copia Carbone).

Oggetto: indica l’oggetto dell’email.

Il rettangolo bianco sotto l’Oggetto è lo spazio destinato al testo dell’email.

I campi hanno una logica ben precisa. Premesso che inviare un’email senza Oggetto è poco corretto (è bene sempre chiarire di cosa si parla, anche per dare modo al destinatario di avere un’idea del contenuto prima ancora di aprire l’email), vediamo come procedere nell’inserimento del destinatario in differenti casistiche.

Invio di email ad una sola persona.

Esempio: devo scrivere una mail all’avvocato Billi (1@mail.it) per confermare l’appuntamento di domattina:

Inserisco l’indirizzo dell’avvocato Billi nel campo A…, compilo il campo Oggetto: e scrivo il testo dell’email.

Invio di email a più persone che devono essere messe a conoscenza di  quali siano tutti i destinatari

Esempio 1: scrivo all’avvocato Billi (1@mail.it) per dirgli che all’appuntamento di domani mi presenterò con i due testimoni Gino (2@mail.it) e Pallino (3@mail.it), entrambi già in contatto con l’avvocato Billi:

Nel campo A… inserisco l’indirizzo dell’avvocato Billi, nel campo Cc… inserisco gli indirizzi dei due testimoni separati da un punto e virgola. Compilo il campo Oggetto: e scrivo il testo dell’email.

Esempio 2: l’avvocato Billi (1@mail.it) mi ha pregato di metterlo in contatto con un bravo interprete. Parlo con l’interprete Ciccio (4@mail.it) che mi autorizza ad avvisare l’avvocato che provvederà a contattarlo al più presto:

Nel campo A… inserisco l’indirizzo dell’avvocato Billi e nel campo Cc… quello dell’interprete Ciccio. Compilo il campo Oggetto: e scrivo il testo dell’email.

Invio di email a più destinatari che devono rimanere riservati

Esempio 1: voglio inviare un sollecito di pagamento contemporaneamente a 5 società. E’ ovvio che, se scrivo tutti i destinatari nel campo A… non faccio fare bella figura ai destinatari, rendendo palese agli altri 4 lo stato di morosità comune. Nel caso lo facessi, non farei una buona impressione, rischiando addirittura una denuncia per diffamazione.

E’ giunto il momento di utilizzare il campo Ccn… (Copia Carbone Nascosta, in inglese Bcc – Blind Carbon Copy), che si attiva cliccando sul pulsante Cc… e utilizzando, per l’appunto, l’opzione Ccn… (vedi freccia verde nella figura sottostante).

Scriverò nel campo appena abilitato Ccn… gli indirizzi dei destinatari, separati da punto e virgola, e clickerò sul pulsante OK.

Posso, in questo caso, lasciare vuoto il campo A… oppure inserire il mio indirizzo email. Gli indirizzi che devono rimanere nascosti sono tutti in Ccn… Questo significa che quando la società 1 riceverà la mail vedrà visualizzato solo il proprio nome ed indirizzo email senza sapere che la stessa email ha raggiunto altri destinatari.

Esempio 2 (il più diffuso e nefasto), devo scrivere una mail a tutti i miei amici per invitarli ad una festa.

Premesso che non è detto che tutti i miei amici lo siano tra di loro, e che io non so se ciascuno ha comunicato il proprio indirizzo email del quale io sono a conoscenza agli altri, è corretto, da parte mia, tutelare la loro privacy inserendo i destinatari nel campo Ccn…

In questo modo non divulgo il mio database di indirizzi a tutti, e rispetto la privacy di ognuno.

Considerazioni aggiuntive

Troppe volte, a fronte di una mia critica nel vedere il mio nome in chiaro in un’email che ha raggiunto contemporaneamente altre 20 persone, mi sento rispondere: - “ma che vuoi che sia”...

Sottolineo che la pratica di inserire tanti destinatari di un’email nel campo A… comporta dei rischi. Nello specifico:

  1. Se uno dei destinatari utilizza l’email per pubblicizzare la propria attività, posso venir inserito, insieme a tutti gli altri indirizzi, nel suo database di contatti senza un mio esplicito consenso;
  2. Se il computer di uno dei destinatari è infetto da malware che “spara” spamming, il mio indirizzo può venir utilizzato a mia insaputa per ricevere o inviare email indesiderate;

Ribadisco, infine, alcune considerazioni sul corretto utilizzo della posta elettronica:

  1. Compilare il campo Oggetto: è sinonimo di educazione;
  2. Salutare ad inizio e fine messaggio è sinonimo di educazione;
  3. Firmare il messaggio è sinonimo di educazione.
  4. Scrivere in stampatello equivale a gridare: fatelo solo quando serve.
  5. Utilizzare allegati di grandi dimensioni non è sempre possibile, ci sono limitazioni imposte dai vari provider di posta elettronica. Consiglio sempre, prima di allegare documenti, di alleggerirli il più possibile e, qualora la loro dimensione sia superiore ai 5 Mb, di utilizzare sistemi alternativi di invio files come wetransfer (vedi questo articolo).

E’ vostro diritto tutelare la vostra privacy. Qualora riceviate un’email indesiderata, potete chiedere al titolare del trattamento dei dati (il mittente) di essere rimossi dai suoi elenchi in qualsiasi momento, anche laddove abbiate dato l’autorizzazione.

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